Documentatie



U overweegt internationaal te gaan. U gaat dan aanlopen tegen diverse, voor Nederland nieuwe begrippen. Nederland kent geen franchise wetgeving. Veel andere landen kennen deze echter wel. Vaak is deze wetgeving zeer streng als het gaat om het delen van informatie. Zo kent men in de Verenigde Staten het franchise disclosure document (FDD). Het is een juridisch document dat ter beschikking wordt gesteld aan kandidaat kopers van een franchise tijdens het orientatie (verkoop) proces. Soms wordt er aan gerefereerd als zijnde het uniform franchise disclosure document). Het document is in verschillende landen verplicht maar omdat dit per land anders is geregeld hanteren wij een format dat bruikbaar is voor de meeste landen en noemen dit het Franchise Information Memorandum

Essentiële informatie

Gebaseerd op vooral de standaard in de UK waar de BFA, de Britisch Franchise Association actief zorgt dat de inhoud en gebruik van dergelijke documenten overeen komt met wat binnen de code gebruikelijk is. Het regelt het vrijgeven van essentiële informatie tijdens de verkoop van een franchise aan een (master) franchisenemer.

De term ‘disclosure documents’ omvat alles dat te maken heeft met het verschaffen van voldoende informatie aan een kandidaat franchisenemer. Daartoe mogen ook zaken worden gerekend als brochures, financiële modellen en dergelijke. Internationaal wordt hier zwaar aan getild. De lijst van minimale vereisten is groot. Denk daarbij aan geschillen, financiële informatie, training, verplichtingen van de master, gebieden, trademarks, patenten, eigenaar vs operator, contractvernieuwing, privacy, Social Media etc. Dit is slechts een greep uit de vele onderwerpen.

Minimum standaards

Binnen de FPI gelden de nodige FIM disclosure afspraken t.a.v. wat er in het document dient te staan om te kunnen voldoen aan de diverse eisen die worden gesteld in de verschillende landen. De FIM gaat altijd vooraf aan de formele master franchise overeenkomst tussen franchisegever en de master vaak minimaal zes weken voor de overeenkomst formeel wordt getekend.

FPI houdt streng aan de Europese erecode en dus hanteert zij de strengste eisen die bijvoorbeeld gelden in Landen als Zweden, België en Frankrijk. Een kandidaat master franchisenemer heeft het recht om te vragen naar (en dus te ontvangen) van een voorbeeld FIM zodra deze deze een Applicatie form heeft ingevuld en daarmee zijn intentie heeft laten blijken. De franchisegever kan volstaan met een web pagina of een digitale versie.


Minimale vereisten

Voor u internationaal gaat is het onontkoombaar dat u zich goed voorbereid. Dat betekent naast een plan, ook het klaarmaken van de nodige documenten.

  • Franchise Information
  • Memorandum
  • Geheimhoudingsverklaring
  • Franchise Master Profile
  • Financial Model
  • Recruitment Brochure
  • Master Franchise
  • Handboek
  • Operationeel Handboek
  • Inductie- en trainingsprogramma
  • Visie op internationalisatie

Deze lijst hangt deels af van de bedrijfstak waar u zich in bevindt. Zo zult u als u als u veel met apparatuur werkt ook een handboek hiervoor moeten hebben. Als er specifieke eisen aan opleiding of achtergrond van medewerkers worden gesteld dat is het van belang dat u hier ook de nodige documentatie voor aanlevert.

Vanzelfsprekend is dat, omwille van de toegankelijkheid, de documenten in het Engels beschikbaar zijn. Afhankelijk van de afspraken met uw toekomstige partner kunt u afspraken maken over vertaling naar de lokale taal.